Gmina Janikowo

Co to jest KSeF?

KSeF to nowy, ujednolicony system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania, ich księgowania i przechowywania. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu.

Obligatoryjne wystawianie faktur w KSeF – od kiedy i dla kogo?

• 1 lutego 2026 r. – najwięksi przedsiębiorcy (sprzedaż w 2024 r. – powyżej 200 mln zł brutto)
• 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy i wystawiający faktury
• 1 stycznia 2027 r. - przedsiębiorcy i wystawiający faktury na łączną wartość sprzedaży do 10 tys. zł w miesiącu

WAŻNE

• Powyższe daty dotyczą wyłącznie obowiązku wystawiania faktur.
• Odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r.
• Wystawianie faktur w KSeF dla osób prywatnych – konsumentów jest dobrowolne.

KSeF w praktyce – co zyskujesz?

• ujednolicenie sposobu wystawiania faktur – mniejsze ryzyko błędów
• usprawnienie obiegu dokumentów – faktury trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym
• stały dostęp do faktur przez 10 lat – bez konieczności ich przechowywania samodzielnie
• szybszy zwrot VAT – nawet w 40 dni zamiast 60
• zwiększenie wzajemnego zaufania przedsiębiorców – nabywca wie, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony

Jak się przygotować? Pierwsze kroki

Jeśli wiesz od kiedy KSeF dotyczy Ciebie:

1. Zdecyduj, jak będziesz korzystać z KSeF
   • przez program finansowo-księgowy
     • upewnij się, że jest on zintegrowany z KSeF lub skontaktuj z jego dostawcą,
   • przez bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów tj. Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację mobilną KSeF i e-mikrofirmę. Aplikację Podatnika KSeF możesz testować od listopada 2025 r.
2. Uwierzytelnij się w wybrany sposób
   • profil zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana – możesz to zrobić od listopada 2025 r.*
3. Nadaj uprawnienia jeśli chcesz wskazać osobę, która w twoim imieniu będzie działała w systemie np. pracownika, księgową lub biuro rachunkowe – możesz to zrobić od listopada 2025 r.
4. Wygeneruj certyfikat, aby w każdej sytuacji móc wystawiać faktury, tj. w trybach offline24/offline/ awaryjnych. Faktury w tym trybie muszą być oznaczone dwoma kodami QR – do jednego z nich
   (z napisem „CERTYFIKAT”) potrzebny jest Ci Certyfikat KSeF. Możesz go wygenerować od listopada 2025 r.